Πολιτική απορρήτου

1.Με ποια ιδιότητα επεξεργαζόμαστε τα δεδομένα

Όταν επισκέπτεστε τον ιστότοπο, ζητάτε παρουσίαση, επικοινωνείτε μαζί μας ή χρησιμοποιείτε λογαριασμό ξενοδοχείου ως ιδιοκτήτης ή υπάλληλος, το LodgeLoom είναι ο υπεύθυνος επεξεργασίας: εμείς καθορίζουμε τον σκοπό και τον τρόπο της επεξεργασίας.

Για τα δεδομένα των πελατών ενός ξενοδοχείου, υπεύθυνος επεξεργασίας είναι το ίδιο το ξενοδοχείο. Το LodgeLoom ενεργεί ως εκτελών την επεξεργασία, μόνο κατ’ εντολή του ξενοδοχείου και βάσει της σύμβασης επεξεργασίας δεδομένων που υπογράφουμε μαζί του. Αν λοιπόν διαμείνατε ή κάνατε κράτηση σε ξενοδοχείο που χρησιμοποιεί το LodgeLoom, για οτιδήποτε αφορά τα δεδομένα σας απευθυνθείτε πρώτα στο ξενοδοχείο· εμείς θα το διευκολύνουμε να σας απαντήσει.

2.Ποια δεδομένα επεξεργαζόμαστε

Τα δεδομένα που επεξεργαζόμαστε εξαρτώνται από τη σχέση σας με το LodgeLoom:

• Επισκέπτες του ιστότοπου: μόνο τα τεχνικά στοιχεία που απαιτούνται για την ασφαλή λειτουργία των σελίδων, δηλαδή τη διεύθυνση IP στα αρχεία καταγραφής του διακομιστή και τη γλώσσα που επιλέξατε. Δεν χρησιμοποιούμε εργαλεία στατιστικών ή διαφημιστικής παρακολούθησης.
• Αιτήματα επικοινωνίας και παρουσίασης: ονοματεπώνυμο, email, τηλέφωνο (αν το δώσετε), επωνυμία ξενοδοχείου, αριθμό δωματίων και το μήνυμά σας. Καταγράφουμε επίσης τη διεύθυνση IP, ώστε να προλαμβάνουμε την κατάχρηση της φόρμας.
• Χρήστες ξενοδοχείων: ονοματεπώνυμο, email, ρόλο (ιδιοκτήτης, διευθυντής, ρεσεψιόν, καθαριότητα) και τα καταλύματα στα οποία έχετε πρόσβαση. Εφόσον τα ενεργοποιήσετε, τηρούμε και το κλειδί ταυτοποίησης δύο παραγόντων και το PIN γρήγορης εναλλαγής χρήστη. Κρατάμε επίσης αρχείο των ενεργειών κάθε χρήστη.
• Πελάτες ξενοδοχείων, για λογαριασμό του ξενοδοχείου: στοιχεία επικοινωνίας και διαμονής, ειδικά αιτήματα, τα στοιχεία που προβλέπει ο νόμος για το βιβλίο πελατών ανά ενήλικα (ονοματεπώνυμο, υπηκοότητα, είδος και αριθμός εγγράφου ταυτοποίησης, ημερομηνία γέννησης), την αλληλογραφία με το ξενοδοχείο, καθώς και τη συγκατάθεση για ενημερωτικά μηνύματα μαζί με την ημερομηνία παροχής της. Οι αριθμοί εγγράφων ταυτοποίησης αποθηκεύονται κρυπτογραφημένοι.
• Πληρωμές άμεσων κρατήσεων: τις πληρωμές με κάρτα τις διεκπεραιώνει η Viva Wallet. Το LodgeLoom διατηρεί μόνο τα στοιχεία της συναλλαγής (ποσό, κατάσταση, κωδικό αναφοράς) και ποτέ τον πλήρη αριθμό της κάρτας.

3.Σκοποί και νομική βάση

• Παροχή της υπηρεσίας στα ξενοδοχεία που τη χρησιμοποιούν: εκτέλεση σύμβασης (άρθρο 6 παρ. 1 στοιχ. β΄ ΓΚΠΔ).
• Απάντηση σε αιτήματα παρουσίασης και επικοινωνίας: λήψη μέτρων κατόπιν δικού σας αιτήματος πριν από τη σύναψη σύμβασης (άρθρο 6 παρ. 1 στοιχ. β΄) και έννομο συμφέρον μας να ανταποκρινόμαστε σε όσους μας απευθύνονται (άρθρο 6 παρ. 1 στοιχ. στ΄).
• Ασφάλεια της πλατφόρμας, πρόληψη κατάχρησης και τήρηση αρχείου ενεργειών: έννομο συμφέρον μας να προστατεύουμε την υπηρεσία και τους χρήστες της (άρθρο 6 παρ. 1 στοιχ. στ΄).
• Εκπλήρωση νομικών υποχρεώσεων, όπως οι λογιστικές υποχρεώσεις ή η ανταπόκριση σε νόμιμα αιτήματα δημόσιων αρχών (άρθρο 6 παρ. 1 στοιχ. γ΄).
• Για τα δεδομένα των πελατών του, τον σκοπό και τη νομική βάση τα καθορίζει το ξενοδοχείο, για παράδειγμα η εκτέλεση της κράτησης ή η τήρηση του βιβλίου πελατών.

4.Αποδέκτες των δεδομένων

Δεν πωλούμε προσωπικά δεδομένα. Τα διαβιβάζουμε μόνο σε παρόχους που μας υποστηρίζουν στη λειτουργία του LodgeLoom, οι οποίοι δεσμεύονται όλοι με σύμβαση επεξεργασίας δεδομένων:

• Hetzner (Γερμανία): φιλοξενία της εφαρμογής και της βάσης δεδομένων σε διακομιστές εντός ΕΕ, με διαχείριση μέσω Laravel Forge.
• Cloudflare: διαχείριση DNS και δίκτυο διανομής περιεχομένου, για την προστασία και την ταχύτητα του ιστότοπου.
• Viva Wallet: διεκπεραίωση πληρωμών με κάρτα για τις άμεσες κρατήσεις των ξενοδοχείων.
• Beds24 ή Smoobu: το channel manager που έχει επιλέξει κάθε ξενοδοχείο, για τον συγχρονισμό κρατήσεων και διαθεσιμότητας.
• Anthropic (Claude): σύνταξη προτεινόμενων απαντήσεων και μετάφραση μηνυμάτων πελατών. Κάθε μήνυμα το ελέγχει και το εγκρίνει το προσωπικό του ξενοδοχείου· τίποτα δεν αποστέλλεται αυτόματα.
• Postmark, εφόσον είναι ενεργοποιημένο: αποστολή email όπως οι επιβεβαιώσεις κρατήσεων.
• Chatwoot, εφόσον είναι ενεργοποιημένο: ζωντανή συνομιλία του ξενοδοχείου με τους πελάτες του.

Ορισμένοι πάροχοι, όπως η Anthropic, ενδέχεται να επεξεργάζονται δεδομένα εκτός Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου. Στις περιπτώσεις αυτές η διαβίβαση γίνεται με βάση τις Τυποποιημένες Συμβατικές Ρήτρες της Ευρωπαϊκής Επιτροπής ή άλλη ισοδύναμη εγγύηση.

5.Χρόνος διατήρησης

• Αιτήματα επικοινωνίας και παρουσίασης: έως 24 μήνες από την τελευταία μας επικοινωνία, εκτός αν καταλήξουμε σε συνεργασία.
• Δεδομένα χρηστών ξενοδοχείων: για όσο ισχύει η σύμβαση με το ξενοδοχείο. Μετά τη λήξη της, διαγράφονται ή επιστρέφονται μέσα σε 30 ημέρες, εκτός αν ο νόμος επιβάλλει τη διατήρησή τους.
• Δεδομένα πελατών ξενοδοχείων: όσο ορίζει το ξενοδοχείο, σύμφωνα με τις προθεσμίες που του επιβάλλει η ελληνική νομοθεσία.
• Αρχεία καταγραφής διακομιστή: για μικρό χρονικό διάστημα, για λόγους ασφάλειας και αντιμετώπισης τεχνικών προβλημάτων.

6.Μέτρα ασφάλειας

• Κρυπτογραφημένη σύνδεση (TLS) σε κάθε επικοινωνία και κρυπτογραφημένη αποθήκευση των αριθμών εγγράφων ταυτοποίησης.
• Πρόσβαση ανάλογα με τον ρόλο: κάθε χρήστης βλέπει μόνο όσα του επιτρέπει ο ρόλος του και μόνο για τα καταλύματα που του έχουν ανατεθεί.
• Δυνατότητα ταυτοποίησης δύο παραγόντων σε κάθε λογαριασμό και αρχείο ενεργειών ανά χρήστη.
• Φιλοξενία σε διακομιστές εντός ΕΕ, με τακτικά αντίγραφα ασφαλείας.

7.Τα δικαιώματά σας

Ως υποκείμενο των δεδομένων έχετε δικαίωμα πρόσβασης, διόρθωσης, διαγραφής, περιορισμού της επεξεργασίας και φορητότητας, δικαίωμα εναντίωσης στην επεξεργασία που στηρίζεται σε έννομο συμφέρον, καθώς και δικαίωμα να ανακαλέσετε οποτεδήποτε τη συγκατάθεσή σας. Στη σελίδα GDPR θα βρείτε τι σημαίνει κάθε δικαίωμα και πώς το ασκείτε. Για κάθε σχετικό αίτημα, γράψτε μας στο support@lodgeloom.com.

Έχετε επίσης δικαίωμα να υποβάλετε καταγγελία στην Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα (www.dpa.gr).